Dzisiaj opowiem o tym, jak zarządzać finansami w małej firmie. Wyjaśnię, od czego zacząć porządkowanie finansów, jak skutecznie planować i zarządzać budżetem oraz jak określać wskaźniki finansowe, które wspierają rozwój firmy.

Jakie są powody problemów finansowych w firmie?

Na początku chciałabym odpowiedzieć na pytanie: Dlaczego mamy problemy z firmowym budżetem? Moim zdaniem głównym powodem jest to, że mamy trudności z zarządzaniem finansami prywatnymi. Rzadko zdarza się, aby ktoś miał porządek w finansach prywatnych i jednocześnie w firmowych panował chaos. Najczęściej jest odwrotnie. Uważam, że wpływają również na to czynniki zewnętrzne, takie jak możliwe konsekwencje prawne lub podatkowe. W biznesie, jeżeli przykładowo nie zapłacimy czegoś, to pojawi się urząd skarbowy albo komornik. Natomiast w przypadku finansów prywatnych zazwyczaj nic takiego się nie wydarzy. 

Przekonania, które nas ograniczają

Kolejnym powodem są ograniczające przekonania dotyczące finansów, które towarzyszą nam od lat. To mogą być przekonania wpojone w domu, wyniesione z obserwacji i doświadczeń innych osób lub wynikające z naszych własnych przeżyć. Warto powiedzieć sobie wprost — ograniczające przekonania to są wymówki i usprawiedliwienia. Jeśli głęboko wierzę, że nic nie mogę z nimi zrobić, to znaczy, że jest mi dobrze z tym przekonaniem. To oznacza, że wolę oddawać sprawczość za swoje życie. A przecież jako istoty myślące wiemy, że możemy zamienić ograniczające przekonania na wspierające — takie, które są zgodne z naszymi potrzebami.

Kluczowa jest znajomość siebie. Polecam takie narzędzia jak MaxieDISC i FRIS, które wykorzystujemy w Szkole Prezesek. Dzięki nim można przyjrzeć się swoim działaniom i predyspozycjom oraz skonfrontować je z obecną sytuacją. Pozwala to także odkryć, dlaczego nie działamy w zgodzie z naszymi możliwościami. Często podczas tego procesu zagłębiamy się w nasze przekonania i pracujemy nad ich zmianą. 

Brak planu na nasze finanse

Kolejnym powodem, dla którego mamy problemy z finansami w firmie, jest brak jasno określonego celu dla tych pieniędzy. Jak długo będzie nas motywować zarabianie jedynie po to, aby opłacać rachunki? Oczywiście to jest cel, ale niestety krótkoterminowy. Im dłużej nie wiesz, po co tak naprawdę są Ci potrzebne pieniądze, które zarabiasz, tym bardziej będzie one uciekać przez palce. Nie da się wiecznie czerpać motywacji tylko z tego, że mamy coś do opłacenia. W pewnym momencie pojawi się rezygnacja, ponieważ nie ma w tym wszystkim nas samych — zarabiamy, ale nie korzystamy z tych pieniędzy. 

Druga sprawa jest taka, że jeżeli nie wiesz, do czego potrzebne są Ci pieniądze, to wydajesz je na błahostki, a więc ostatecznie tych pieniędzy nie masz. Warto pamiętać, że jeśli Twój cel pozostanie powierzchowny, trudno będzie Ci znaleźć motywację do jego realizacji. Załóżmy, że wyznaczyłaś sobie cel, aby pojechać na wakacje na Malediwy. Czy na pewno to jest to, czego naprawdę pragniesz? Czy może tak naprawdę marzysz o biznesie, który działa bez Twojej obecności? Albo może wydaje Ci się, że chcesz duży dom lub apartament, a w rzeczywistości bardziej zależy Ci na tym, żeby nauczyć się wypoczywać po swojemu? Dlatego cel ma ogromne znaczenie. Kiedy wiesz, po co coś robisz, masz motywację, by to osiągnąć. Warto też pamiętać, że nawet jeśli mamy cel, ale nie wierzymy w jego realizację, nie uda nam się go osiągnąć.

Brak planu na realizację naszego celu

Kolejnym powodem jest brak planu na realizację celu. Jeśli go nie mamy, nie wiemy, jaki jest koszt osiągnięcia naszego celu. A jeśli nie wiemy, ile pieniędzy potrzebujemy, nie podejmujemy konkretnych działań, aby je zdobyć. Potrzebujemy więc nie tylko celu, ale także planu, który pomoże go zrealizować.

Postrzeganie pieniędzy jako czegoś oddzielonego od nas

Ostatnia rzecz, którą chciałabym poruszyć, to fakt, że traktujemy pieniądze jako coś oderwanego od nas. Pieniądze są w firmie, ale tak naprawdę, po co one tam są? Co mają wspólnego z nami i naszym życiem? W rzeczywistości pieniądze z naszego biznesu powinny wspierać nasze życie prywatne. Traktowanie firmowych pieniędzy jako coś oddzielonego od nas, nie pomaga nam w efektywnym zarządzaniu nimi.

Od czego zacząć porządki w finansach firmowych?

Odpowiedzmy sobie na pytanie, od czego zacząć porządki w finansach firmowych? Przede wszystkim od określenia celu. Może wydaje Ci się, że cel finansowy nie ma sensu, ponieważ i tak go nie osiągniesz, skoro masz problemy z pieniędzmi. W rzeczywistości jednak określenie celu finansowego oraz tego, ile teraz zarabiasz i ile Ci brakuje, pozwala realnie ocenić, jak długa droga stoi przed Tobą. Daje Ci to możliwość podjęcia decyzji, czy chcesz podjąć wyzwanie, czy nie. Może się okazać, że Twój cel nie jest możliwy do osiągnięcia w ciągu miesiąca, pół roku lub roku i warto będzie go wydłużyć na przykład do trzech lat.

Drugi krok to wyznaczenie punktu startowego, czyli to, o czym już wspomniałam. Należy ustalić, jak wygląda Twoja obecna sytuacja finansowa — ile zarabiasz, ile wydajesz oraz ile zostaje dla Ciebie. Dzięki temu sprawdzisz, czy obecny stan finansów pozwala Ci realizować Twoje cele, w tym te większe, które mają pomóc Ci osiągnąć marzenia i żyć tak, jak chcesz.

W kroku trzecim wyznaczamy drogę do celu. Mamy już punkt, do którego chcemy dotrzeć oraz punkt startowy, więc teraz musimy zaplanować, jak do niego dotrzeć. Zanim to zrobimy, potrzebujemy dokładnej analizy obecnej sytuacji. Na przykład, jeśli obecny stan finansów firmy nie pozwala Ci zrealizować celu, warto zastanowić się, co jest powodem tej sytuacji. Jeśli tego nie odkryjesz, będziesz wciąż popełniała te same błędy. Nawet jeśli będziesz pracować nad swoimi celami finansowymi to i tak nie będziesz ich osiągać.

Chciałabym Cię zachęcić, abyś sporządziła listę wszystkich płatności z ostatniego miesiąca, kwartału, półrocza lub roku i rozdzieliła je na koszty i wydatki. Warto pamiętać, że to nie jest to samo. Koszty to celowe i uzasadnione wydatki związane z Twoją działalnością, a wydatki to zużycia zasobów finansowych, które niekoniecznie są niezbędne do prowadzenia biznesu. W pierwszej kolejności wyeliminuj wydatki, ponieważ są to zachcianki, które nie są potrzebne do funkcjonowania Twojej firmy. Następnie zastanów się, jak zmniejszyć koszty i jak możesz lepiej skorzystać z kosztów, które już poniosłaś. Kiedy to określisz, będziesz w stanie wyznaczyć drogę do celu. Może się okazać, że po zrobieniu porządków, czyli eliminacji wydatków i przeanalizowaniu kosztów, już osiągniesz swój cel finansowy.

Dlaczego proponuję taką, a nie inną drogę? 

Dlaczego proponuję takie kroki? Uważam, że nie da się poprawiać czegoś, nie wiedząc, co nie działa. Poza tym nie można robić wciąż tego samego i oczekiwać innych efektów. Myślę, że zgodzisz się ze mną. Czasami trzeba się cofnąć, żeby zrobić sobie miejsce na rozbieg i skoczyć dalej. Pamiętaj, że upartość w biznesie może Cię sporo kosztować. Jeśli uważasz, że nic nie musisz zmieniać i że pewnego dnia wszystko samo się poprawi, to właśnie jest forma upartości. Teraz pytanie – czy naprawdę Cię na to stać? 

Warto zastanowić się, dlaczego unikamy zmierzenia się z tym problemem. Te trzy kroki są proste, a mimo to ich nie robimy. Jest tak dlatego, że kiedy już zobaczysz, jaki jest stan Twoich finansów i co naprawdę dzieje się w Twoim biznesie, przestaniesz mieć wymówki. Będziesz musiała coś z tym zrobić. Nie będziesz mogła już powiedzieć: Nie wiedziałam. Sytuacja w Twoim biznesie i finansach nie poprawi się, jeżeli się im nie przyjrzysz.

Musisz pamiętać, że jeśli nie podejmiesz działań, aby poprawić finanse swojej firmy, mogą Cię czekać dwie opcje — zamknięcie firmy albo powrót na etat. Czy na pewno tego chcesz? Warto pomyśleć o wsparciu w robieniu porządków w finansach. Możesz znaleźć towarzyszy, którzy również pracują nad swoimi finansami albo przewodników, którzy poprowadzą Cię przez ten proces. Jednym z takich przewodników jestem ja w Szkole Prezesek. Jeśli chciałabyś uporządkować swoje finanse, serdecznie zapraszam do naszej społeczności.

Jak planować i zarządzać budżetem firmowym?

Odpowiedzmy teraz na pytanie: Jak planować i zarządzać budżetem firmowym? Przede wszystkim, aby planować budżet firmowy, należy w ogóle planować w firmie. Jeśli nie planujesz działań w firmie, już wiesz, dlaczego planowanie budżetu Ci nie wychodzi. Możesz pomyśleć: Planowanie zabija spontaniczność i mnie ogranicza, ale czy pozwoliłabyś sobie na ślub bez planu, w tym bez planu na budżet? Pewnie nie. Czy pozwoliłabyś sobie na wakacje bez planu na budżet? Raczej też nie. Nie chodzi o to, aby każdy dzień wakacji mieć zaplanowany. Chodzi o to, że zawsze coś planujesz — nawet spontaniczne wakacje. Pytanie brzmi: Dlaczego nie planujesz swojego biznesu? Może problem tkwi w braku wiedzy. Jeśli tak jest — czas ją uzupełnić i w tym miejscu ponownie zapraszam Cię do Szkoły Prezesek. 

Może również być tak, że mówisz sobie: Nie mam czasu. Ale zastanów się: Czy na późniejsze poprawianie skutków braku planowania znajdziesz czas? Prawdopodobnie nie, a naprawianie tego zajmie Ci znacznie więcej czasu niż teraz.

Potraktuj swój biznes jako sumę projektów

Moim zdaniem warto traktować swój biznes jako sumę projektów. Każdy projekt powinien mieć jasno określony cel — upewnij się, że wszystko, co robisz w swoim biznesie, ma swoje przeznaczenie. Każdy projekt potrzebuje również listy zadań do wykonania. Na początek wyeliminuj zadania zbędne oraz zautomatyzuj to, co można zautomatyzować i wyznacz zadania do delegowania. Zadaniom, które zostaną na liście, przypisz konkretne zasoby — narzędzia, ludzi — a następnie oszacuj ich koszty. Aby osiągnąć zysk, musimy ponieść pewne koszty. Każdy projekt powinien mieć swój budżet, który uwzględnia bufor procentowy na wypadek przekroczenia planowanych wydatków. Na koniec każdy projekt wymaga monitorowania i bieżącego reagowania w przypadku odchyleń od planu. To właśnie nazywa się zarządzaniem.

Dlaczego warto planować?

Warto planować przede wszystkim dlatego, że sama widzisz, że działanie bez planu się nie sprawdza. Gdyby było inaczej, nie miałabyś problemów z finansami. Poza tym takie podejście pozwala szybko wychwycić, co działa, a co nie. To, co się nie sprawdza, możesz wyeliminować, a to, co działa, będziesz mogła wzmacniać.

Nasuwa się pytanie: Dlaczego unikamy planowania? Myślę, że wynika to z braku umiejętności planowania. Może też zdajemy sobie sprawę, ile czasu to zajmuje, a potem zaczynamy wierzyć w wymówkę, że nie mamy czasu. Często wiemy, że musimy zrobić plan, ale obawiamy się, że go porzucimy, tracąc tylko czas. W takim przypadku nie wierzymy, że jesteśmy w stanie go zrealizować. I rzeczywiście, tak będzie, jeśli nie będziemy go pilnować. 

Musimy pamiętać, że planowanie jest nieodłącznym elementem każdego biznesu. Prowadzenie biznesu to ciągły proces, który składa się z trzech etapów. Pierwszym jest inicjowanie, czyli kreowanie produktów, usług i wizji. Drugim etapem jest przygotowanie, czyli rozkładanie wizji na części pierwsze, planowanie i analizy. Trzecim etapem jest działanie, nastawione na realizację celu i na relacje z ludźmi. Jeśli któryś z tych etapów jest zaniedbany, wpływa to na cały biznes.

W Szkole Prezesek oferujemy badanie FRIS, które pokaże Ci, na jakich etapach biznesu jesteś świetna, a gdzie masz braki. Dzięki temu dowiesz się, kogo potrzebujesz w swoim biznesie, aby funkcjonował lepiej. Uzupełnisz te luki poprzez zatrudnienie odpowiednich pracowników, współprace lub partnerstwa biznesowe. Pamiętaj, że jeśli nie planujemy, nie ma co się dziwić, że nie osiągamy oczekiwanych efektów.

Jak wyznaczać wskaźniki finansowe wspierające rozwój Twojej firmy? 

Ostatni aspekt, który chciałabym omówić to jak wyznaczać wskaźniki finansowe wspierające rozwój Twojej firmy. Oczywiście, istnieje tak zwana święta trójca wskaźników finansowych — przychody, dochody i zyski. Jeśli chodzi o przychody, chciałabym, żebyś spojrzała na nie w kontekście dochodów i zysków. Przychody to jest coś, co nam się wydaje, że zarabiamy. W rzeczywistości przychody to pieniądze, które wpływają do firmy, ale nie wszystkie z nich są pieniędzmi, które należy do Ciebie i Twojej firmy. Z kolei dochody to są pieniądze, które faktycznie zarabiasz. Natomiast zyski stanowią to, ile naprawdę zarabiasz. Od dochodów musisz jeszcze odjąć podatek dochodowy, aby poznać swoje czyste zyski, czyli kwotę, którą faktycznie zarabiasz.

Bardzo często podchodzimy do realizacji celów finansowych od strony przychodów. Moim zdaniem powinno być odwrotnie. Powinniśmy zacząć od zysku, czyli określić, ile chcemy, żeby nam zostało, a następnie dodać dochody i na tej podstawie obliczyć przychody. To powinien być ostatni etap naszych celów finansowych. 

Jakie wskaźniki warto dodać do analizy finansowej?

1. Wskaźnik zmienności przychodów. Chodzi o to, aby sprawdzić, czy przychody rosną, czy maleją w porównaniu do poprzednich lat i miesięcy.
2. Koszt pozyskania klienta. Należy śledzić, ile kosztuje pozyskanie klienta i zadać sobie pytanie: Co mogę zrobić, aby obniżyć ten koszt?
3. Wykorzystanie zasobów firmowych. Uwielbiam ten wskaźnik, ponieważ pokazuje mi on, czy tylko zbieram zasoby, czy też wykorzystuję je do zwiększania zysków swojej firmy.
4. Wydajność pracy, czyli jak Twoja praca oraz zespołu przekłada się na zyski firmy. Ważne jest, abyś miała świadomość, czy poświęcasz na daną rzecz zbyt dużo czasu, czy też zespół angażuje się w zadania, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów i warto to zmienić.
5. Rentowność biznesu, czyli jaki procent przychodów stanowią zyski. Warto obliczać rentowność biznesu w stosunku do danych okresów, czyli miesiąc do miesiąca albo rok do roku.
6. Twoje działania, czyli ile dziś zarobiłaś i co zrobiłaś, aby to osiągnąć. Pomaga to określić, jak skuteczne i efektywne są Twoje działania. Myślę, że każda z nas kojarzy taki okres w swojej firmie, kiedy mamy wrażenie, że jesteśmy zarobione, ale nie przekłada się to na zyski. Ten wskaźnik pomaga to wychwycić.
7. Zestawienie finansowe dnia, czyli aktualny stan przychodów i kosztów. To minimum, które pozwala śledzić finanse w firmie i mieć nad nimi kontrolę. 

Podsumowanie

Na koniec chciałabym życzyć Ci powodzenia. Jeśli potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu finansów firmowych oraz w organizowaniu działań, które pomogą Ci zbliżyć się do celów finansowych, a tym samym realizować Twoje marzenia, to zapraszam Cię do Szkoły Prezesek.