Jak przygotować firmę na kryzys? Stwórz plan B w 9 krokach

Opracowałam dziewięć kroków do stworzenia planu B na biznes. Podzieliłam je na dwie części. Pierwsza to „Ja”, czyli Ty, jako osoba tworząca ten plan. Druga część dotyczy firmy.

Część I – Ja

Krok 1. Identyfikacja obaw.

W tym kroku należy określić, czego się obawiamy w związku z potencjalnym kryzysem, niezależnie od tego, czy już nadszedł, czy dopiero nadejdzie. Obawa to nasze przekonanie, które sprawia, że albo działam, albo nie. Sprawdźmy najpierw, czy to przekonanie Cię ogranicza — czy powoduje, że mogłabyś działać, ale tego nie robisz. Odpowiedz na poniższe pytania:

1. Czy to przekonanie jest faktem, czy tylko istnieje w Twojej głowie?
2. Czy to, w co wierzysz, jest zawsze prawdziwe w każdej sytuacji?
3. Jeśli boisz się, że sobie nie poradzisz, to czy faktycznie tak jest, że jak przychodzi jakaś trudna sytuacja, to zawsze sobie z nią nie radzisz?
4. Czy Twoje przekonanie pozwala Ci realizować swoje cele? Zakładam, że nie. Jeżeli mamy przekonanie typu: Nie dam sobie rady, to powoduje, że zaczynamy w to wierzyć jeszcze bardziej i działamy w taki sposób, żeby tylko potwierdzać to, że nie damy rady. Przez to nie jesteśmy w stanie osiągnąć swoich celów.
5. Czy to przekonanie pozwala Ci unikać błędów albo rozwiązywać konflikty? Odpowiedź brzmi nie, bo jeżeli wierzę, że nie dam rady, to w zasadzie tworzę jeszcze większy konflikt — nie tylko nie jestem swoim wsparciem, ale także nie mogę działać w obliczu tego kryzysu.
6. Czy to, w co wierzysz, jest dla Ciebie w porządku? Jeśli wierzę, że sobie nie poradzę, to raczej jest to uczucie, którego nikt z nas nie chciałby doświadczać.
7. Czy to przekonanie Cię chroni? Chroni Twoje życie, zdrowie? Od razu odpowiadam, że nie. Wierząc, że sobie nie poradzę, wpływam negatywnie na swoje zdrowie, ponieważ generuję dodatkowy stres.

Podsumowując, w pierwszej kolejności sprawdzasz, czy to, w co wierzysz, jest faktem. Teraz zadaj sobie pytanie: Co mi daje to przekonanie? Na pewno przed czymś Cię chroni — na przykład przed porażką. Być może chroni Cię przed tym, że jeżeli podejmiesz próbę działania i skończy się ona niepowodzeniem, Twoje najgorsze myśli o sobie się potwierdzą. Jednak możesz zamienić to przekonanie na inne. Zamiast Nie dam rady czy Nie uda mi się, spróbuj myśleć: Będę bogatsza o nowe doświadczenie albo zamień to na ciekawość, pytając: A co z tego wyjdzie?

Krok 2. Załóż najczarniejszy scenariusz.

Masz jakąś obawę, więc teraz wyobraź sobie, że faktycznie się spełnia. Zadaj sobie pytanie: Co się stanie, jeśli nie poradzę sobie w tej sytuacji? Co, jeśli zostanę z niczym?

Teraz czas na racjonalizację odpowiedzi. Co się stanie? Odpowiedź na to pytanie brzmi: Będę musiała zaczynać od nowa, będę musiała sprzedać wszystko. Następnie zadaj kolejne pytanie: Co, jeśli naprawdę będę musiała zaczynać od nowa, jeśli będę musiała wszystko sprzedać? Odpowiedź: Może wtedy zdecyduję się na przeprowadzkę do innego kraju.

Nagle może się okazać, że z tych negatywnych przekonań i obaw wyjdą całkiem pozytywne rzeczy. Odpowiedzi, które udzielam na kolejne pytania „Co, jeśli…”, mogą doprowadzić mnie do scenariusza, który nie będzie już najczarniejszy, ale stanie się fajną opcją. To również doda mi odwagi do działania.

Krok 3. Zamień obawy na cel.

Jeżeli boisz się, że sobie nie poradzisz, Twoim celem jest to, żeby sobie poradzić. Określ, co dokładnie musisz osiągnąć i dokąd musisz dojść, by uznać, że jednak sobie poradziłaś.

Część II – Firma

Krok 4. Przygotuj firmę na kryzys.

Jak już wzmocniłaś się wewnętrznie i jesteś gotowa do działania w kryzysie, musisz jeszcze przygotować firmę. Jeżeli kryzys dotyka Twój biznes, pierwszym krokiem jest analiza wydatków, kosztów i wszystkich przepływów pieniężnych w Twojej firmie. 

Odpowiedz na pytanie: Ile procent moich wydatków stanowią koszty związane z moim biznesem? Następnie podziel je na koszty, czyli przepływy finansowe niezbędne do prowadzenia działalności, oraz na wydatki, które nie mają wpływu na funkcjonowanie firmy. Choć często wmawiamy sobie, że te wydatki są konieczne, w rzeczywistości ich brak nie wpłynąłby na działalność. Analizujemy te przepływy, by sprawdzić, które koszty są rzeczywiście konieczne, a które wydatki można zlikwidować. Odpowiedź na to pytanie pomoże uporządkować finanse firmy. 

Warto rozważyć, czy istnieje możliwość zastosowania tańszych zamienników, zoptymalizowania kosztów oraz czy dodatkowe wydatki związane z optymalizacją będą się opłacały. Na przykład, jeśli mamy pracownika, który wykonuje pracę, za którą płacimy, ale to zadanie mogłoby być zautomatyzowane, warto rozważyć taką opcję. Inwestując w nową aplikację za 500 zł, można zaoszczędzić na płaceniu pracownikowi, który kosztowałby 3000 zł miesięcznie.

Krok 5. Zidentyfikuj potencjał.

Polega to na tym, że analizujesz swoje mocne strony oraz to, co Cię obecnie osłabia. W tym przypadku mówimy zarówno o firmie, jak i o zasobach, które posiadasz. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, Ty również jesteś jednym z zasobów. 

Możemy tu odwołać się do piramidy Maslowa, która przedstawia hierarchię ludzkich potrzeb: na pierwszym miejscu znajdują się potrzeby fizjologiczne, potem potrzeba bezpieczeństwa, przynależności, szacunku i uznania oraz na końcu potrzeba samorealizacji.

W czasie kryzysu zewnętrznego, który dotyka również twoich klientów, zwykle w pierwszym odruchu zaczynamy ograniczać wydatki i koszty — tak jak robiłaś to w poprzednim kroku. Twoi klienci mogą działać podobnie, więc w pierwszej kolejności będą zaspokajać te najbardziej podstawowe potrzeby.

Warto zatem zadać sobie pytanie, na którym poziomie piramidy Maslowa możesz wykorzystać swój potencjał. Im niższy poziom, tym większa szansa na to, że wciąż będziesz w stanie dobrze zarabiać w trakcie kryzysu. Klienci w zależności od swojej sytuacji reagują różnie. Mogą albo nie zmieniać swoich wydatków, bo są wystarczająco zamożni albo skupić się na zaspokojeniu podstawowych potrzeb.

Krok 6. Określ szanse i zagrożenia płynące z otoczenia.

Pamiętaj, że kryzys to nie tylko zagrożenie, ale także szansa. To okazja, by wykorzystać potencjał, który posiadasz, a który być może teraz się marnuje. Kryzys może również stanowić szansę na eliminację tego, co nie działa w Twojej firmie. Kiedy wszystko jest w porządku, często nie reagujemy i przymykamy oko na drobne nieścisłości, które w czasie kryzysu mogą okazać się problematyczne. Jednak kryzys daje możliwość działania w inny sposób, zmobilizowania się, uporządkowania spraw oraz przewartościowania życia i kierunku rozwoju firmy.

Szanse będą płynąć nie tylko wewnętrznie, przez zmiany, które wprowadzisz, ale także z otoczenia. Przykładem może być pandemia, w której jedni zamykali swoje firmy, a inni zarabiali krocie, oferując produkty takie jak maseczki, płyny do dezynfekcji czy aplikacje internetowe. Kryzys może początkowo przerażać, zwłaszcza gdy wszyscy mówią, że będzie ciężko, ale warto nie poddawać się i zastanowić, jaką szansę to niesie. 

Zidentyfikowane w poprzednich krokach mocne strony, słabości oraz szanse i zagrożenia pozwolą Ci odpowiedzieć na pytania: Czy moje zasoby pozwalają mi wykorzystać szanse, które się pojawiają? Czy moje mocne strony pomogą mi zminimalizować zagrożenia? Czy słabości mojej firmy ograniczają możliwości wykorzystania szans, które dostrzegam? A może to właśnie te słabości potęgują ryzyko związane z zagrożeniami na rynku?

Krok 7. Przygotuj się na konkurencję.

Zadaj sobie pytanie: Czy jestem w stanie wyeliminować słabości, które obecnie mam, a które mogą mi zagrażać w obliczu działań konkurencji lub zmian rynkowych? Jeżeli masz jakąś słabość, to konkurencja, która nie boryka się z tym samym problemem, może ją wykorzystać i wyprzedzić Cię na rynku. Warto teraz zastanowić się, czy możesz w jakiś sposób wyeliminować te słabości, aby konkurencja Ci nie zagrażała i nie zgarnęła wszystkich szans przed Tobą. Jednym ze sposobów na zniwelowanie swoich luk może być współpraca z kimś, kto uzupełni Twoje szanse.

Następnie warto zadać sobie pytanie, które szanse jesteś w stanie wykorzystać, biorąc pod uwagę swoje mocne strony oraz słabości konkurencji. Jak już wspomniałam, może się zdarzyć, że masz pewne słabości, które konkurencja może wykorzystać. Jednak działa to również w drugą stronę — konkurencja może mieć słabości, a Ty masz moce, które mogłyby pomóc Ci je wykorzystać na swoją korzyść.

Ostatnie kluczowe pytania to: Które słabości firmy lub Twoje warto zacząć wzmacniać? Które z Twoich mocnych stron wymagają kontroli? Dzisiaj stanowią Twoją przewagę, ale w przyszłości mogą stać się zagrożeniem, czyli możesz w pewnym momencie z czymś przesadzić. 

W tym momencie mogą przychodzić Ci różne pomysły do głowy, więc musisz zastanowić się, na którym z nich się skupić, czyli który ma być Twoim planem B na czas kryzysu. Potrzebujesz określić kryterium wyboru, a później zastanowić się, dlaczego akurat ten pomysł wybrałaś. Moim kryterium wyboru zawsze jest zysk, krótki czas wdrożenia czegoś i efekty, które mogę osiągnąć. Kiedy pojawiają się nowe pomysły — co jest podyktowane jakąś zmianą rynkową — mogę albo skulić się w kulkę i płakać, bo coś pokrzyżowało moje plany albo mogę popatrzeć na to jako na wyzwanie i szansę rynkową.

Kiedy już ustalisz kryterium wyboru, wybierz pomysł, który stanie się Twoim planem B na czas kryzysu. Zastanów się, na czym możesz się skupić, aby przetrwać i wyjść z niego cało. Następnie sprawdź, jakie koszty wiążą się z jego wdrożeniem i upewnij się, że plan B pokrywa koszty związane z Twoim głównym biznesem. 

Krok 8. Opracuj plan wdrożenia pomysłu w życie.

Krok 9. Wdrażaj, czyli działaj zgodnie z planem. 

Podsumowanie

Zachęcam Cię do podjęcia tych kroków i przypominam, że warto tworzyć plan B dla biznesu nie tylko wtedy, gdy sytuacja staje się trudna, ale już wtedy, gdy wszystko idzie dobrze — na wypadek, gdyby nadeszły gorsze chwile. 

Jeżeli potrzebujesz wsparcia, kierunku lub pomocy w tworzeniu takiego planu B, a także chcesz nauczyć się myśleć w sposób, który pozwoli Ci dostrzegać różne szanse w swoim biznesie i wykorzystywać je w odpowiednim momencie, zapraszam Cię do Szkoły Prezesek.