Dziś chciałabym porozmawiać o organizacji pracy nad firmą i w firmie. Szczerze mówiąc, to nie był mój pomysł. To prośba od moich klientów, którzy chcieli usłyszeć, jak to u mnie wygląda. Na początku byłam sceptyczna, bo wydawało mi się, że nie mam w tej kwestii wiele do zaoferowania. Sama czuję, że wciąż mam dużo do zrobienia, jeśli chodzi o organizację. Jednak moi klienci widzą to inaczej. Uważają, że jestem bardzo zorganizowana i często pytają: Danka, jak Ty to robisz? Szczerze, nie wiem, co wtedy odpowiedzieć, bo nie postrzegam siebie tak, jak widzą mnie inni. Skoro jednak ta prośba pojawiała się wielokrotnie, uznałam, że warto o tym opowiedzieć. Podczas jednego spotkania wspomniałam, że ktoś poprosił mnie o podzielenie się swoimi metodami, i wszyscy zgodnie uznali, że to dobry pomysł. Dlatego właśnie dziś poruszam ten temat. Ostatecznie to Ty ocenisz, czy ten wpis jest dla Ciebie wartościowy. Czekam na Twoją opinię!

Organizacja pracy według Danuty Piaseckiej

Chciałabym podzielić się z Tobą moimi przemyśleniami na temat organizacji pracy, które roboczo nazwałam „Organizacja pracy by Danuta Piasecka”. To są moje własne działania, które wdrażam na co dzień. Wnioski, które wyciągnęłam z testowanych metod – niektóre z nich może nie były idealne, ale to nie znaczy, że są złe. Chcę też wspomnieć o tym, co obecnie testuję. Nie wiem, jak długo będę stosować te rozwiązania, pewnie tak długo, jak będą mi służyć. Ważne, żebyś wiedziała, że jestem osobą otwartą na zmiany. Kiedy coś przestaje działać, szukam nowych rozwiązań, testuję, ulepszam. Dlatego to, co dziś opowiem, działa u mnie teraz. Jak będzie w przyszłości? Zobaczymy.

Praca na celu

Kiedy myślę o swojej pracy, zarówno nad firmą, jak i w firmie, kluczową zasadą, której się trzymam, jest praca na celu. Zawsze zaczynam od odpowiedzi na pytanie: Czego chcę? Mój cel biznesowy zawsze związany jest z finansami. Oczywiście mam też cele okołobiznesowe, prywatne, a także te, które wykraczają poza zarabianie pieniędzy. Jednak w kontekście organizacji pracy nad firmą i w firmie, najważniejsze jest dla mnie ustalenie, ile chcę zarobić. To stanowi punkt wyjścia do układania całego planu. Gdy mam już określoną kwotę, którą chcę osiągnąć, dzielę ją na mniejsze części – na miesiące, tygodnie, a nawet dni. To rozbicie prowadzi mnie do konkretnych zadań, które muszę wykonać, aby zrealizować ten cel. Warto podkreślić, że nie chodzi tu o jedno zadanie, ale o całą serię działań, które składają się na osiągnięcie zamierzonego efektu.

To, co pomaga mi w organizacji pracy, to fakt, że zawsze działam zgodnie z celem. Dzięki temu nie marnuję czasu na działania, które nie prowadzą mnie do wyznaczonego punktu. Oczywiście, jak każdy, miewam momenty, kiedy tracę z oczu cel i zaczynam kręcić się w kółko. Ale właśnie wtedy, gdy to zauważam, jest to dla mnie sygnał, że muszę się zatrzymać i przeanalizować sytuację. Od momentu, kiedy wprowadziłam dzień planowania, łatwiej jest mi zorientować się, co w moim biznesie wymaga poprawy, zanim wpadnę w ten nieproduktywny stan. Dzięki regularnemu planowaniu i podsumowywaniu postępów czas kręcenia się w kółko jest u mnie minimalny. Wiem, co powinnam robić i unikam zadań, które nic nie wnoszą.

Dzień planowania

Jednym z kluczowych elementów mojej organizacji pracy jest dzień planowania, który wyznaczyłam na piątek. To właśnie w tym dniu dokonuję podsumowania minionego tygodnia oraz planuję nadchodzący. Oczywiście, nie zawsze udaje mi się zrealizować wszystkie założenia, a sam plan również ulega zmianom. Mimo to, stały dzień planowania jest dla mnie niezwykle ważny. W piątki skupiam się na analizie celu, który wcześniej podzieliłam na miesiące, tygodnie i dni. W ramach tygodniowego planowania ustalam, ile pieniędzy powinnam zarobić i jakie inne cele chciałabym osiągnąć. Każdy piątek rozpoczynam od podsumowania: Co udało mi się zrealizować? Czego nie zrobiłam i dlaczego?

W moim tygodniowym planowaniu wyznaczam konkretne zadania, które prowadzą do ustalonego celu na dany tydzień. Dzięki rozbiciu planu na mniejsze, wykonalne kroki, mogę łatwiej ocenić, co jestem w stanie zrobić samodzielnie. Zadaję sobie pytania: Czy mam za dużo zadań? Czy coś powinno zostać oddelegowane? Czy są zadania, które nie są aż tak ważne i można je przenieść na później? Dzień planowania staje się dla mnie momentem refleksji nad realnością moich celów. Analizując postępy, mogę ocenić, co poszło dobrze, a co wymaga poprawy. Jeśli nie udało mi się zrealizować jakiegoś zadania, zastanawiam się, co mogło być tego przyczyną. Z drugiej strony, jeśli osiągnęłam cel, analizuję, co mi w tym pomogło. Dzięki takiemu podejściu, wiem, co mogę zmienić w kolejnym tygodniu, aby jeszcze skuteczniej realizować swoje cele. Dzień planowania to dla mnie nie tylko moment na ustalenie zadań, ale także okazja do przemyślenia moich działań i dostosowania ich do aktualnych potrzeb.

Wsparcie 

W mojej organizacji pracy istotnym elementem jest wsparcie mentorów oraz innych osób, które mogą mi pomóc. Zauważyłam, że każdy z nas ma określoną pulę energii, którą zużywa na codzienne działania—prace z klientami, rozwijanie firmy i inne obowiązki. Ta energia jest ograniczona, więc niezwykle ważne jest, aby regularnie ją doładowywać. Pracując z klientami w formie doradztwa i mentoringu, nie tylko przekazuję im swoją wiedzę i doświadczenie, ale także dzielę się swoją energią. To sprawia, że potrzebuję wsparcia, aby móc skutecznie funkcjonować. Bez odpowiedniej energii nie jestem w stanie zrealizować żadnych zadań. Dlatego tak mocno dbam o to, aby mieć wokół siebie osoby, które mnie wspierają. To nie tylko pomaga mi lepiej obsługiwać moich klientów, ale również daje mi przestrzeń na regenerację. Wsparcie, które otrzymuję, jest kluczowe w mojej organizacji — zapewnia mi niezbędną energię do dalszego działania i podejmowania wyzwań. 

Planowanie działań z uwzględnieniem energii

W moim podejściu do organizacji pracy niezwykle istotne jest planowanie działań z uwzględnieniem poziomu mojej energii. Na przykład, spotkania z innymi ludźmi, mimo że je uwielbiam, mogą być dla mnie wyczerpujące. Kiedyś zdarzało mi się planować kilka dni z pojedynczymi spotkaniami, co prowadziło do totalnego wypalenia. Po intensywnych sesjach mentoringowych czułam się tak zmęczona, że jedyną rzeczą, którą chciałam zrobić, było położenie się do łóżka. Właśnie wtedy postanowiłam przetestować nowe podejście.

Zamiast rozkładać spotkania na kilka dni, zaczęłam organizować je w jeden lub dwa dni, a następnie planować dzień wolny. Dla mnie to było genialne rozwiązanie. Na przykład, jeśli we wtorek mam 3-godzinne spotkanie, to umawiam wszystkie inne spotkania tego dnia, rezygnując z pracy nad moimi zadaniami. Po tak intensywnym dniu kolejny dzień pozostawiam wolny od spotkań. Dzięki temu, że daję sobie czas na regenerację, następnego dnia budzę się z nową energią i mogę skupić się na własnych zadaniach. To podejście pozwoliło mi zyskać luz, co jest dla mnie kluczowe. Zrozumiałam, że spotkania zżerają moją energię, więc muszę zapewnić sobie odpowiednią przestrzeń na odpoczynek.

Początkowo wprowadzałam te zmiany testowo, ale teraz stały się one moją stałą praktyką. Po zrozumieniu, co mi służy i wprowadzeniu tych zmian w organizacji, mogę powiedzieć, że to działa na mnie rewelacyjnie. Choć niekoniecznie musi to zadziałać u każdego, u mnie to przyniosło ogromną poprawę w efektywności pracy. W końcu, jeśli mieliście prośbę o to, jak organizuję swoją pracę, to właśnie w ten sposób to robię.

Styl życia a efekty w pracy

Praca to nie tylko to, co robię w biurze czy na spotkaniach. Kluczowe znaczenie ma również to, co dzieje się wokół mojej pracy. Zauważyłam ogromną różnicę w mojej efektywności, gdy zaczęłam zwracać uwagę na to, co jem, jak się ruszam, ile śpię, jak odpoczywam oraz kiedy skoncentrowałam się na terapii. Te elementy mają znaczący wpływ na moją organizację pracy.

Dbanie o dietę

Jednym z najważniejszych aspektów, które zaczęłam wprowadzać, jest świadome podejście do jedzenia. Kiedyś często zdarzało mi się, że po posiłku odczuwałam spadek energii. Czułam się ociężała i senna, co oczywiście wpływało na moją produktywność. Problemy ze snem i trawieniem tylko pogarszały sytuację. Dlatego postanowiłam zwrócić większą uwagę na to, co ląduje na moim talerzu. Wprowadziłam post przerywany, którego skutki są naprawdę pozytywne. Odczuwam przypływ energii, jakiego nie miałam od dłuższego czasu. Często żartuję, że wróciła Danka, bo mam wrażenie, że znów z impetem biorę się za pracę. Uważam, że moja nowa dieta zadecydowała o tej pozytywnej zmianie.

Ostatnio byłam na zorganizowanym urlopie, podczas którego musiałam trzymać się ustalonych wytycznych dotyczących diety. Początkowo obawiałam się, że to będzie trudne, jednak okazało się, że nie jest to skomplikowane. Dobrze sobie poradziłam, a to tylko udowodniło mi, że nasze wyobrażenia o trudności dbania o jedzenie są często przesadzone.  Podczas wyjazdu miałam znacznie zwiększoną aktywność fizyczną, spalając około 2000 kcal dziennie. Zrozumiałam, że odpowiednie odżywianie jest kluczowe, aby dobrze się regenerować i nie czuć się ciężko. To był jeden z najlepszych wyjazdów, jeśli chodzi o energię i chęć do działania. Choć może nie byłam w najlepszej kondycji fizycznej, to moje samopoczucie i energia były na znakomitym poziomie.

Jedzenie ma ogromne znaczenie dla naszej wydajności i samopoczucia. Świadome podejście do diety, aktywności fizycznej oraz odpoczynku wpłynęło pozytywnie na moją organizację pracy. Przestałam komplikować sobie życie, zaczęłam działać efektywniej i czerpać radość z pracy. Zmiana nawyków żywieniowych nie tylko poprawiła moje samopoczucie, ale także przyczyniła się do lepszej jakości mojej pracy.

Aktywność fizyczna

Aktywność fizyczna odgrywa ogromną rolę w moim życiu i zauważyłam, że im więcej jej mam, tym lepiej się czuję. Codziennie staram się poświęcić czas na ruch, a moim absolutnym minimum jest spacer. Czasami udaje mi się nawet zrealizować dwa spacery dziennie, co daje mi dodatkową energię. Na przykład podczas ostatniego wyjazdu motocyklowego spędzałam całe dni w ruchu, co było dla mnie niesamowitym źródłem energii.

Również testowałam różne formy aktywności fizycznej, a szczególnie dobrze działają na mnie treningi siłowe. Zauważyłam, że gdy robię od dwóch do czterech treningów w tygodniu, czuję się bardziej zmotywowana do pracy. Kluczowe jest jednak połączenie tych treningów z odpowiednim odżywianiem. Byłam na siłowni często, ale brak dobrej diety prowadził do zjazdów energetycznych, co skutkowało tym, że byłam osłabiona. Dopiero gdy zaczęłam dbać o jedzenie, mogłam w pełni wykorzystać efekty mojej aktywności. Jednym z powodów, dla których uwielbiam treningi siłowe, jest możliwość obserwowania postępów. Kiedy na przykład podnoszę ciężary podczas martwego ciągu, z 50 kg do 70 kg w kolejnych treningach, widzę konkretny efekt swojej pracy. Podobnie z podciągnięciami – jeśli zaczynam od trzech, później robię pięć, a następnie siedem, ta progresja jest dla mnie niesamowicie motywująca. 

Widząc, jak pokonuję własne ograniczenia na siłowni, automatycznie przenoszę tę energię do sfery biznesowej. Myślę sobie: Skoro udało mi się podnieść tyle na siłowni, to czemu nie mogłabym osiągnąć sukcesów w mojej pracy? To mnie nakręca i inspiruje do działania.

Oczywiście, każdy z nas jest inny. Niektórzy wolą treningi grupowe, inni preferują cardio. Kluczowe jest, aby znaleźć to, co działa dla nas. Dla mnie trening siłowy jest tym, co motywuje mnie do działania i przekłada się na moje sukcesy zarówno w sporcie, jak i w pracy. Dbanie o aktywność fizyczną stało się dla mnie kluczowym elementem organizacji życia, a efekty są widoczne nie tylko w moim samopoczuciu, ale także w wynikach, jakie osiągam.

Rola snu

Sen jest jednym z kluczowych elementów, który przez długi czas bagatelizowałam. Okazało się, że ma on ogromne znaczenie dla mojego codziennego funkcjonowania. Kiedy śpię mniej niż siedem godzin dziennie, czuję się kompletnie wyczerpana. W takich chwilach błąkam się po domu, staram się zabrać do jakiejś pracy, ale nie potrafię się skupić. Potrzebuję energii, ale nie mogę jej znaleźć, co prowadzi do frustracji. Teraz coraz bardziej zdaje sobie sprawę, że sen jest niezbędny do efektywnego działania. Zwracam uwagę na to kiedy kładę się spać. Wiem, że idealnie czuję się, gdy idę do łóżka około godziny 22. Kiedy przesuwam tę porę na później, np. po 23, zauważam wyraźny spadek jakości snu, co odbija się na moim samopoczuciu i efektywności.

Rano czuję się najlepiej i to wtedy najlepiej mi się pracuje. Zdecydowanie preferuję wstawać o 6, co daje mi ciszę i spokój, które są kluczowe dla mojej produktywności. Kiedy miałam możliwość wstawać przed godziną 5, naturalnie, zauważyłam, że wpływało to bardzo pozytywnie na moją pracę. Te ranne godziny to czas, gdy mogę skupić się na zadaniach, nie martwiąc się o to, że ktoś będzie mnie rozpraszał. Pamiętam również, że podczas mojego miesięcznego pobytu na Malediwach, kiedy różnica czasowa wynosiła 4-5 godzin, mogłam pracować, kiedy w Polsce wszyscy jeszcze spali. Było to dla mnie niezwykle odświeżające — mogłam skupić się na swojej pracy w pełni, co znacząco wpłynęło na moją efektywność. Ten czas ciszy i spokoju był dla mnie bezcenny.

Obecnie planuję zwrócić jeszcze większą uwagę na jakość snu i jego wpływ na moje samopoczucie. Zrozumiałam, że dobry sen jest nie tylko kwestią ilości godzin, ale także jakości, a także pory, w jakiej kładę się spać i wstaję. Świadomość tej zależności pozwala mi lepiej organizować mój dzień i osiągać lepsze wyniki w pracy. Dzięki temu czuję, że mogę dawać z siebie więcej, zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej.

Świadomy odpoczynek

Odpoczynek jest dla mnie niezwykle istotny, ale nie chodzi tylko o odpoczynek sam w sobie, lecz o to, aby był on świadomy. Przez długi czas wmawiałam sobie, że zasługuję na odpoczynek, co prowadziło do tego, że spędzałam czas na ucieczce w różne formy relaksu. Wydawało mi się, że obejrzenie jednego odcinka serialu czy chwila przerwy nie mają negatywnego wpływu na moje życie, ale to nie do końca tak działało. Zaczęłam zauważać, że odpoczynek, który sobie fundowałam, często był ucieczkowy. W takim stanie powtarzałam sobie: Teraz ci się należy, odpocznij. Moja terapeuta zwróciła uwagę, że powinnam traktować siebie jak rodzica, który dba o potrzeby dziecka. Rodzic nie pozwoli, by dziecko symulowało chorobę, aby uniknąć szkoły, ale jednocześnie zaopiekuje się nim, gdy naprawdę tego potrzebuje. Zrozumiałam, że muszę być dla siebie takim rodzicem.

Kiedy poczułam ból brzucha, zrozumiałam, że potrzebuję odpoczynku. Taki dzień był w porządku, bo wynikał z rzeczywistej potrzeby. Jednak kiedy zaczynam uciekać od obowiązków, muszę przypomnieć sobie, że nie jestem naprawdę chora i nie potrzebuję opieki, tylko po prostu nie chce mi się działać. Wtedy mój „rodzic” w środku musi mnie zmotywować do działania. Teraz gdy odpoczywam, robię to w sposób świadomy. Kiedy czuję, że potrzebuję chwili dla siebie, daję sobie ten czas. Odpoczynek może mieć różne formy – od jednego dnia w tygodniu po krótkie przerwy w ciągu dnia. Uczę się tego ciągle, ale widzę, jak ogromny ma to wpływ na moją pracę.

Odpoczynek ucieczkowy wpływa negatywnie na moją pracę, a świadomy odpoczynek wręcz przeciwnie – daje mi energię. Zauważam, że po dniu odpoczynku wracam do pracy z nową motywacją. Jedną z form odpoczynku, która mi odpowiada, są wyjazdy motocyklowe. Kiedy spędzam czas na motocyklu, odcinam się od codziennych spraw, a moja uwaga skupia się na bezpieczeństwie. Po takim wyjeździe czuję, że jestem gotowa wrócić do pracy z przejrzystymi myślami. Świadomy odpoczynek to dla mnie klucz do lepszego funkcjonowania. Pozwalam sobie na to, bo wiem, że odpoczynek nie jest luksusem, lecz koniecznością. Czas, który poświęcam sobie, jest niezbędny, aby być skutecznym i pełnym energii w codziennym życiu.

Terapia

Kolejną rzeczą, która wpływa na moją organizację, jest terapia. Mimo że na terapii nie pracujemy typowo nad tematami biznesowymi, a raczej nad sobą, to musimy pamiętać, że jako właścicielki naszego biznesu, to, jak mocne i stabilne jesteśmy wewnętrznie, ma ogromny wpływ na naszą działalność. Uważam, że terapia jest bardzo potrzebna, szczególnie jeśli prowadzi się biznes, bo to my jesteśmy głowami tego przedsięwzięcia. Lubię terapię, ponieważ pozwala mi spojrzeć na różne kwestie z boku. Nawet jeśli nie mówię mojej terapeucie, że chodzi o coś biznesowego, to często odkrywam połączenia między moimi sprawami osobistymi a sytuacjami w pracy. Ktoś z boku patrzy na moje problemy i pomaga mi zobaczyć to, czego sama nie dostrzegam. Na terapii zauważyłam coś ciekawego: około 99% moich problemów w pracy wynika ze mnie. Na przykład, gdy mam problem z delegowaniem zadań, to jest to związane z moimi trudnościami w komunikacji. Jeśli komunikacja jest utrudniona, to znaczy, że coś się wydarzyło w przeszłości, co na to wpływa. 

Terapia niekoniecznie zmienia moje problemy, ale pozwala mi je dostrzegać. A kiedy widzę problem, mogę zacząć coś zmieniać. Bo jak mogę zmieniać coś, czego nie widzę? Dzięki terapii zyskuję nowe spojrzenie na swoje działania i reakcje, co przekłada się na moją organizację i efektywność w pracy. Terapia jest dla mnie nie tylko przestrzenią do pracy nad sobą, ale także kluczowym elementem w prowadzeniu biznesu. To, co odkrywam w trakcie sesji, pomaga mi lepiej rozumieć siebie i moje relacje w zespole. Dlatego zdecydowanie uważam, że terapia jest istotnym narzędziem w rozwoju osobistym i zawodowym.

Moja poranna rutyna

Spacery

Jedną z najważniejszych rzeczy, która wpływa na moją organizację, jest poranna rutyna. Każdy dzień zaczynam od spaceru. Zanim zanurzę się w świat social mediów czy pracy, pierwszą rzeczą, którą robię, jest wyjście na zewnątrz. Czas trwania spaceru zależy od tego, ile mam czasu – jeśli mam problem ze wstaniem, wychodzę na 20-30 minut, a gdy mam więcej czasu, wybieram się na dłuższy marsz. Mieszkam w górach, więc spacerowanie tutaj to nie tylko relaks, ale też małe wyzwanie fizyczne. Nie spaceruję po równinach między blokami, ale po pięknych trasach z widokami i wzniesieniami. Korzystam z tej możliwości, jak tylko mogę.

Poranne checki

Kolejnym istotnym elementem mojej porannej rutyny są tak zwane checki. Spotykam się z jedną osobą, z którą dobrze się znamy i wspieramy nawzajem. To rozmowa, podczas której ustalamy zadania na dany dzień. Zawsze określamy jedno najważniejsze zadanie, czyli most important task– to rzecz, którą muszę wykonać, niezależnie od wszystkiego. Oprócz tego staramy się codziennie uwzględniać zadania, które zwiększą nasz zasięg. Kiedyś to był dla mnie problem, ale odkąd regularnie publikuję w social mediach, nie muszę już się specjalnie na tym skupiać. Wcześniej jednak pomagało mi wpisanie tego na listę – łatwo zapomnieć, że trzeba zadbać o widoczność i kontakt z klientami.

Wyznaczanie zadań

Ważnym elementem naszej codziennej rutyny jest też wyznaczenie zadania, które przyniesie firmie bezpośredni zysk. Może to być telefon, mail czy rozmowa z kimś, kto może wesprzeć nasze działania. Jeśli akurat nie mam żadnej zaplanowanej kampanii, deleguję zadania sprzedażowe zespołowi, bo sama nie przepadam za dzwonieniem. Czasem to po prostu napisanie maila z nową ofertą – cokolwiek, co przyniesie konkretne korzyści finansowe. Nauczyłam się, jak ważne jest, aby dzień zaczynać od rzeczy istotnych dla mnie. W przeszłości popełniałam błąd, zaczynając od zadań dla klientów, a na koniec dnia nie miałam już energii na własne projekty. To doprowadziło do uczucia, że sama jestem mniej ważna, bo zawsze stawiam siebie na końcu. Dziś robię to inaczej – zaczynam dzień od swoich zadań. Nie musi to być długa lista, ale przynajmniej jedno zadanie, które jest dla mnie ważne. Kiedy zacznę dzień od czegoś, co jest istotne dla mojego rozwoju, od razu czuję, że cały tydzień i moja praca zyskują na jakości.

Spotkania

Jednym z ważniejszych elementów mojej codziennej rutyny jest planowanie spotkań. Nie zaczynam spotkań z klientami wcześniej niż o godzinie 10:00. Wcześniej miałam spotkania o 8:00, 9:00 i 10:00, co wprowadzało chaos do mojego dnia. Teraz spotkania z klientami odbywają się tylko po godzinie 10:00. Dlaczego to dla mnie tak ważne? Zanim spotkam się z klientem, mam czas dla siebie i na spotkania z zespołem. Rano koncentruję się na najważniejszych zadaniach, a także na spacerze. To czas, żeby zrobić coś dla siebie, zanim zacznę pracę dla klientów. Nie zaczynam również żadnych zadań dla klientów przed godziną 10:00. To wynika z tego, że w pierwszej kolejności chcę zadbać o swoje priorytety. Kiedyś na początku dnia zajmowałam się głównie sprawami klientów, a później byłam zbyt zmęczona, by zrobić coś dla siebie. Teraz zmieniłam podejście – najpierw ja, potem reszta. Dzięki temu mogę działać bardziej produktywnie, kiedy już przychodzi czas na klientów.

Grupowanie zadań

Kolejną rutyną, która mi pomaga, jest zgrupowanie zadań. Kiedy siadam do pisania maila, nie piszę jednego, ale od razu pięć. Dzięki temu, że jestem już w trybie pisania, mogę zaoszczędzić czas i uniknąć przerywania pracy. Zamiast codziennie wdrażać się w nowe zadanie, grupuję je, co pozwala mi na płynniejsze przejście między obowiązkami. Podobnie robię ze spotkaniami. Staram się grupować spotkania z klientami, podwykonawcami i współpracownikami w określone dni. Dzięki temu inne dni mogę wykorzystać według własnych potrzeb.

Stałe miejsce pracy

Coś, co ostatnio bardzo mi pomogło, to ustalenie jednego miejsca pracy. Wcześniej pracowałam w różnych pomieszczeniach – w kuchni, sypialni czy przy różnych stołach, co prowadziło do chaosu. Teraz przekształciłam jeden pokój w biuro, gdzie wykonuję wszystkie zadania związane z pracą. Rozumiem, że nie każdy ma możliwość stworzenia biura, ale ważne jest, aby znaleźć jedno konkretne miejsce, które będzie kojarzyło się z pracą. Nie spożywam tam posiłków, nie oglądam seriali ani nie prowadzę dyskusji. To miejsce ma mi się kojarzyć tylko z pracą. Dzięki temu, gdy siadam przy biurku, automatycznie włączam tryb pracy, co znacznie ułatwia mi skupienie i efektywność.

Wspomagacze pracy

Jednym z najważniejszych wspomagaczy pracy, które stosuję, jest działanie od razu. Kiedy zauważam, że od jakichś zadań uciekam, staram się je wykonać natychmiast. Wiem, że jeśli tego nie zrobię, to po jakimś czasie znów będę ich unikać. Przykładem są faktury – kiedy tylko przypomnę sobie, że muszę je przygotować, robię to od razu. Mam je na liście do zrobienia, ale kluczowe jest dla mnie, aby zająć się nimi, gdy tylko mi się o nich przypomni. W przeciwnym razie znowu je opóźnię. Jeśli chodzi o inne zadania, takie jak pisanie maili, również staram się działać od razu. Gdy muszę napisać jakiegoś maila, po prostu to robię. Oczywiście, jeśli miałabym napisać sto maili, nie wykonuję tego w jednym podejściu. W takim przypadku organizuję sobie blok czasowy i wyznaczam określony czas na zajmowanie się mailami. Dzięki temu mam porządek w pracy, a małe zadania, które mogę wykonać od razu, nie zakłócają mi płynności działania.

Praca z kalendarzem

Kolejną rzeczą, która bardzo mi pomaga, jest praca z kalendarzem. Świadome planowanie kalendarza zaczynam na początku roku, kiedy przyglądam się wszystkim swoim planom z lotu ptaka. Pierwszym krokiem jest zaplanowanie urlopów. Zawsze zaczynam od wolnych dni, bo to pozwala mi zorganizować resztę roku w sposób, który sprzyja równowadze między pracą a odpoczynkiem. Planując wolne weekendy, wyjazdy na motocyklu czy inne dni wolne, tworzę solidny fundament dla swojego harmonogramu. Dopiero po tym dodaję wszystkie zadania związane z pracą, takie jak praca na uczelni, projekty czy kampanie. Takie podejście pozwala mi zrozumieć, ile dni roboczych mam do dyspozycji. To z kolei wpływa na moje cele i ocenę, czy jestem w stanie zrealizować wszystkie zaplanowane zadania przy obecnych zasobach i zespole. Dzięki temu mogę efektywnie zarządzać czasem i unikać przeciążenia.

Kolejnym elementem, który mi pomaga w organizacji pracy, są spotkania wpisane w kalendarz. Wszystkie spotkania, które mam, są zebrane w jednym miejscu. Dotyczą one różnych aktywności, takich jak spotkania ze szkoły prezesek, rekrutacyjne, wywiady z prezeskami oraz współprace z podwykonawcami i innymi pracownikami. Posiadanie wszystkiego w jednym kalendarzu pozwala mi lepiej ocenić, czy coś wymaga zmiany. Lubię również wpisywać zadania do kalendarza i rezerwować czas na ich realizację. Na przykład, jeśli mam do napisania 20 maili związanych z kampanią, rezerwuję konkretny blok czasowy, na przykład od godziny 10 do 15 w poniedziałek, wyłącznie na pisanie tych maili. Dzięki temu nikt nie może zarezerwować tego czasu, a ja mogę w pełni skoncentrować się na zadaniu. Traktuję te ważne zadania jak spotkania, co pozwala mi lepiej zarządzać czasem i być bardziej produktywną.

Publiczna deklaracja 

Kolejna rzecz, która dobrze na mnie działa, to publiczna deklaracja. Kiedy coś zadeklaruję, czuję, że trudniej mi się z tego wycofać. Na przykład aktualnie wyzwałam się na to, aby przez 365 dni dzielić się swoimi przemyśleniami i wnioskami z moimi obserwatorami w mediach społecznościowych. To oznacza, że codziennie muszę publikować, niezależnie od tego, czy mam na to ochotę, czy nie. Taka regularność w publikacjach wpływa także na moją pracę i wizerunek. Kiedy jestem konsekwentna w dzieleniu się myślami, pokazuje to moim klientom, że jestem osobą rzetelną i zaangażowaną. Publiczna deklaracja staje się więc dla mnie motywacją do działania, co przekłada się na jakość mojej pracy i relacji z klientami.

Korzystanie z pomocy

Kolejnym ważnym aspektem mojej pracy jest korzystanie z pomocy. Przeszłam już przez etap, w którym próbowałam robić wszystko sama, przekonując siebie, że nikt nie zrobi tego lepiej niż ja. Choć czasami tak myślę, to rzeczywistość jest inna. Moi współpracownicy często wykonują zadania lepiej, ponieważ naprawdę lubią to robić, podczas gdy ja zajmowałam się tym, co mnie nie satysfakcjonowało. Teraz zlecam zadania, które tylko mogę i pozwalam innym przejąć część mojej pracy. Dlaczego? Ponieważ jeśli angażuję się w zadania, które pochłaniają moją energię, to nie mam siły na te, w których naprawdę jestem dobra. Chcąc być lepiej zorganizowaną i bardziej efektywną, muszę zrzucać z siebie te obowiązki, szczególnie te, które mnie obciążają. Dla przykładu uwielbiam tworzyć strony internetowe, bawić się kolorami i różnymi detalami. Jednak często tracę na tym czas, zastanawiając się nad takimi drobiazgami, jak czcionka 23 czy 24. W kontekście sprzedaży mojego produktu te detale nie mają znaczenia. Dlatego właśnie zlecam tego typu zadania i skupiam się na tym, co bezpośrednio przekłada się na osiąganie moich celów.

Muzyka

Muzyka to kolejny element, który znacząco wspiera moją pracę. Osobiście preferuję korzystanie z dużych, wygłuszających słuchawek, gdy potrzebuję wejść w stan pełnej koncentracji. Takie podejście sprawdza się szczególnie podczas zadań wymagających skupienia, ale też przy prostszych czynnościach, które nie wymagają intensywnego myślenia. Zazwyczaj sięgam po muzykę gregoriańską, która pomaga mi się zrelaksować i skoncentrować. Choć może się to wydawać nietypowe, naprawdę dobrze wpływa na moją wydajność. Dzięki temu jestem w stanie szybciej wykonywać różnorodne zadania, co znacząco podnosi moją efektywność.

Negocjacje z samą sobą

Ostatnią, ale nie mniej ważną rzeczą, która mocno wpływa na moją efektywność, są negocjacje. Każdy z nas miewa dni, kiedy po prostu nie ma ochoty na pracę. Nie chodzi jednak o to, by zmuszać się do działania w chwilach, gdy potrzebuję odpoczynku, ale o to, że czasami muszę podjąć decyzję: odpuścić czy nie. Jeśli zdecyduję się na odpuszczenie, cel nie zrealizuje się sam. Dlatego stosuję strategię negocjacji z samą sobą. Na przykład, gdy nie chce mi się pracować, mówię sobie: Danka, teraz popracuj przez 60 minut. Włączam minutnik, który odlicza czas, a po jego upływie mam prawo odpuścić. Często okazuje się, że po tych 60 minutach, kiedy zaczynam pracować, wchodzę w stan flow i całkowicie zatracam poczucie czasu. To pozwala mi na efektywne zakończenie zadania, więc te negocjacje okazują się niezwykle pomocne. Nie uciekam od obowiązków, a zamiast tego skupiam się na działaniu, co przekłada się na moją organizację i osiąganie celów.

Rozwiązania, które sprawdzam

Obecnie testuję kilka rozwiązań, które mają poprawić moją wygodę pracy. Kupiłam biurko do pracy stojącej, które ma regulowaną wysokość, aby móc zarówno stać, jak i siedzieć podczas pracy. Na razie jeszcze nie mam wyrobionej opinii na ten temat, ponieważ testuję je zbyt krótko. Słyszałam różne opinie – jedni mówią, że to świetne rozwiązanie, inni mają wątpliwości. Dodatkowo zainwestowałam w klękosiad, czyli specjalne krzesło, które ma korzystnie wpływać na kręgosłup i go nie obciążać. Również tutaj nie mogę jeszcze ocenić jego skuteczności, ponieważ dopiero zaczynam go używać. Mam nadzieję, że za jakiś czas, na przykład podczas spotkania w Szkole Prezesek, będę mogła podzielić się swoimi doświadczeniami i opiniami na ten temat.

Chciałabym raz jeszcze podkreślić, że mimo iż jestem uważana za osobę zorganizowaną, która konsekwentnie realizuje swoje cele, to również zdarzają mi się chwile, gdy mi się nie chce. To całkowicie normalne. Ważne jest, co zrobimy w takich momentach. Można odpuścić, tak jak ja to kiedyś robiłam, co prowadziło mnie do destrukcyjnego stanu, w którym byłam jak rodzic, który miał totalną zlewkę. Jednak można też podejść do tego inaczej – negocjować ze sobą, znaleźć równowagę między zaopiekowaniem się sobą a utrzymywaniem rygoru, kiedy jest to konieczne. Kluczowe jest to, aby umieć zarządzać tymi momentami zwątpienia i znaleźć sposób na powrót do działania.

Organizacja pracy

Chciałabym opowiedzieć Ci o moim podejściu do organizacji pracy, które pomogło mi lepiej realizować cele, szczególnie przy użyciu programu Notion. Zaczynam od wyznaczenia głównego celu, który następnie dzielę na mniejsze części. To pozwala mi na konkretne działania, które prowadzą mnie do osiągnięcia zamierzonych rezultatów.

Co tydzień, w piątek, spotykam się ze sobą, a także z innymi prezeskami, aby podsumować miniony tydzień. W Notion analizujemy, czy nasze cele zostały zrealizowane i jakie zadania udało nam się wykonać. Jeśli zauważam, że jakieś zadanie jest przekładane z tygodnia na tydzień, zaczynam zastanawiać się, dlaczego tak się dzieje. Jeśli dane zadanie jest naprawdę ważne, to powinno być zrealizowane. Dlatego podsumowania tygodnia pomagają mi nie tylko ocenić postępy, ale także zidentyfikować błędy, które mogą wynikać z moich działań. Zaraz po podsumowaniu planuję kolejny tydzień w Notion, co pozwala mi na dokładne określenie, jakie zadania chcę wykonać. Poranne checki, które wykonuję codziennie, są niezwykle pomocne w ocenie, które zadania mogę zrealizować. Często pojawiają się nieprzewidziane zadania, które również muszę uwzględnić w swoim harmonogramie. Codzienne przypomnienie o moim celu i wyznaczenie najważniejszego zadania dnia pomaga mi w utrzymaniu koncentracji.

Podczas porannych czeków zastanawiam się również nad zadaniami, które planowałam na dany dzień. Czasami dochodzą nowe zadania, które mogą wymagać delegacji. W takim przypadku oceniam, co mogę zlecić innym, aby skupić się na tym, co naprawdę przynosi mi wartość i co jest zgodne z moimi celami. Te cotygodniowe podsumowania w Notion pozwalają mi spojrzeć wstecz i zastanowić się, co mogę zrobić inaczej w przyszłości. Zauważam, jakie zadania wpadły mi w tygodniu, co było nieprzewidziane i jak mogę się lepiej na to przygotować. Mam również możliwość omówienia moich wyzwań z osobą, która zna mój biznes i potrafi dostarczyć mi konstruktywnej krytyki oraz wsparcia.

Na koniec każdego miesiąca robię podsumowanie oraz planuję kolejny miesiąc. Dla mnie piątek to świętość – to dzień poświęcony planowaniu. Najpierw dzielę cel roczny na mniejsze cele, takie jak cele kwartalne, miesięczne, tygodniowe i dzienne. To pozwala mi na lepsze zarządzanie swoimi działaniami oraz osiąganie zamierzonych wyników. Ustalając, jakie produkty i usługi będą mi w tym pomocne, biorę pod uwagę, jakie wielkości sprzedaży muszę osiągnąć, a także czy obecne ceny tych produktów mogą mi pomóc w realizacji celu. Jako przedsiębiorca muszę zdobywać fundusze poprzez sprzedaż, dlatego kluczowe jest, aby moje cele były ściśle związane z moimi produktami i usługami. Kolejnym krokiem jest określenie konkretnych działań, które podejmę, aby zrealizować te cele. Ustalam, jak często będę wykonywać te działania oraz identyfikuję potencjalne przeszkody. Tworzę tygodniowe plany, w których znajdują się pytania kontrolne, które zadaję sobie co tydzień. W ten sposób mogę lepiej monitorować swoje postępy.

Przechodząc do planowania tygodnia, wypisuję zadania do zrealizowania, a także wyznaczam cel tygodniowy. Po zakończeniu tygodnia sprawdzam, czy cel został osiągnięty. W Notion moje tabele planowania i podsumowania są ze sobą połączone, co ułatwia mi analizę. Na przykład, jeśli planowałam zarobić 25 tysięcy złotych w danym tygodniu, a osiągnęłam tylko 10 tysięcy, od razu widzę różnicę. Mogę zaznaczyć, czy cel został zrealizowany, a także podsumować cały tydzień – co poszło dobrze, co wymaga poprawy i jakie ogólne wnioski mogę wyciągnąć. Dzięki tej metodzie organizacji pracy pozostaję skupiona na realizacji celów. Systematyczne podejście do planowania i podsumowań w Notion pozwala mi skutecznie monitorować swoje działania. To właśnie dzięki tym praktykom postrzegana jestem jako osoba, która konsekwentnie realizuje swoje cele.

Mój przykładowy dzień

Chciałabym Ci pokazać, jak wygląda mój przykładowy dzień. Nie ma w nim żadnych fajerwerków, wręcz mogę powiedzieć, że moje życie jest dość nudne, choć podróżuję i wyjeżdżam w wolne weekendy. Przez ostatnie lata wprowadziłam do swojego życia dużo przestrzeni dla siebie, co naprawdę się opłaciło.

Rano i planowanie dnia

Mój dzień zaczyna się od porannego spaceru. Następnie wykonuję tzw. check dnia, czyli wyznaczam zadania na ten dzień, w tym to najważniejsze. Często dzień wcześniej robię luźne notatki dotyczące zadań, które muszę wykonać, a podczas planowania tygodnia ustalam, na czym będę się skupiać w danym dniu. To również czas na rozmowę z moim partnerem, z którym codziennie omawiamy wyzwania.

Realizacja zadań

Po tym wstępnym planowaniu przystępuję do najważniejszych zadań dnia. Rozpoczynam od zadań prywatnych – to mogą być sprawy, które muszę załatwić, napisać lub zadzwonić. W tym czasie mam również poranny czas na pracę nad rozwojem firmy, bez angażowania się w zadania dla klientów czy spotkania.

Czas na odpoczynek i pracę

Następnie często robię sobie spokojną przerwę na kawę. To nie tylko kawa w biegu, ale chwila relaksu. Potem przechodzę do pracy w firmie, gdzie odbywam różne spotkania i wykonuję zadania. Mój obiad to także czas na odprężenie. Kiedyś byłam przyzwyczajona do jedzenia w biegu, ale teraz traktuję obiad jako moment, kiedy mogę się skupić tylko na jedzeniu i rozmowie. W tym czasie nie używam telefonu ani laptopa – jestem tu i teraz. Po obiedzie wracam do pracy nad firmą lub realizuję prywatne tematy. W tym czasie poświęcam również czas na relacje z innymi. Nie mam dzieci, więc wykorzystuję ten czas dla siebie – na naukę czy dodatkowe projekty. Pracuję dużo i choć słyszę o koncepcjach pracy 4 godziny dziennie, dla mnie to nie działa. Lubię swoją pracę, ona mnie napędza, więc nie widzę problemu w pracy przez 8 godzin dziennie. Kończąc dzień, mam czas na kolację, a później relaks przy różnych drobiazgach. Mój dzień, choć wydaje się prosty, pozwala mi na osiąganie satysfakcji z życia i realizowanie swoich celów. Dbałość o równowagę między pracą a odpoczynkiem to klucz do mojego zadowolenia.

Często coś zmieniam

Chciałabym podkreślić, że ciągle wprowadzam zmiany i ulepszenia w swoim życiu oraz pracy. Regularnie sprawdzam, co na mnie działa, a co nie. Teraz wiem, że jednym z kolejnych kroków, które planuję podjąć, jest wprowadzenie porannej siłowni. Lubię ćwiczyć rano, więc to z pewnością stanie się częścią mojej rutyny. Od października planuję dwa dni w tygodniu zarezerwować tylko dla klientów – będą to czwartek i piątek. W te dni skupię się wyłącznie na ich potrzebach. W piątek organizuję zajęcia, podczas których klienci pracują nad swoimi projektami, co również pozwala mi zaangażować się w rozwój mojej firmy poprzez wspólne planowanie.

Pozostałe dni – poniedziałek, wtorek i środa – będą przeznaczone tylko dla mnie. Chcę, aby w każdy tydzień znalazł się także dzień aktywności, który nie będzie związany z pracą. Może to być trening motocyklowy, zimą zamierzam zająć się snowboardem lub planować górskie wycieczki, podobnie jak ostatnio. Te zmiany mają na celu poprawę mojego samopoczucia, co bezpośrednio przełoży się na moją codzienną pracę zawodową i biznesową. Dobre samopoczucie wpływa na moją produktywność i kreatywność, dlatego zachęcam Cię do obserwowania samej siebie i dostrzegania, co może poprawić jakość Twojego życia. Wprowadzenie takich zmian, które sprzyjają lepszemu samopoczuciu, może mieć ogromne znaczenie dla Twojej efektywności w pracy.

Eksperymentuj

Chciałabym Cię zachęcić do eksperymentowania z różnymi metodami i technikami, które mogą poprawić Twoją organizację i efektywność. To, co działa dla mnie, niekoniecznie musi zadziałać u Ciebie. Dlatego warto próbować różnych rozwiązań i obserwować, co najlepiej na Ciebie wpływa. Pamiętaj, że nie ma uniwersalnych rozwiązań, które zawsze działają na 100%. Kluczowe jest poznanie siebie. Im lepiej będziesz rozumiała swoje potrzeby, tym łatwiej będzie Ci określić, co na Ciebie działa, a co nie. Doświadczenie jest tutaj niezwykle ważne – nie da się w teorii wybrać najlepszego rozwiązania. Musisz to przeżyć i przetestować, aby móc stwierdzić, co Ci odpowiada, a co nie. Zauważyłam, że moje potrzeby również się zmieniają. Kiedyś świetnie pracowałam w nocy, ale obecnie już tak nie jest. Gdy zarywam nockę, muszę mieć kolejny dzień całkowicie wolny. Kiedyś nie miałam z tym problemu, ale teraz wiem, że muszę dostosować swoje plany do aktualnych potrzeb.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące organizacji pracy czy metod działania, nie wahaj się do mnie napisać, na przykład na Instagramie, gdzie znajdziesz mnie na profilu Zwiększaj Zyski. Jeśli podoba Ci się to, jak planuję i organizuję swoją pracę, zapraszam Cię do Szkoły Prezesek. Wspólnie możemy pracować nad Twoim rozwojem i efektywnością. W Szkole Prezesek korzystamy z narzędzi takich jak Notion, które Ci pokazywałam. Wspólnie planujemy i dzielimy się doświadczeniami. Zachęcam Cię do odwiedzenia strony szkolaprezesek.pl, gdzie znajdziesz więcej informacji o ofercie. Pracujmy razem nad tym, abyś mogła zrealizować swoje cele!